ペーパーレス会議

ペーパーレス会議のメリットには何があるの

クラウドサービス、ペーパーレス会議という言葉を初めて聞いたという方もいるのではないでしょうか。最近ではエコが注目されていますので、資源を大切にしようという意識が高まっています。会議と聞きますと莫大な資料を、人数分配って目を通していくイメージがある方も多いはずです。しかし、クラウドサービスを使ったペーパーレス会議のメリットとして紙を使う量を減らすことができます。会社ではよく紙を使う機会がありますが、印刷をする手間と合わせてコストも増大しています。ペーパーレス会議とは地球にも企業にも優しい特徴があります。
コストを抑える他にも、企業の重要な情報を保護できるメリットがあります。紙として情報が残っていますと、第三者が悪用をして企業の大切な情報を持ち出してしまう危険性もあります。そのような意味でも、ペーパーレス会議にはメリットがあります。
ペーパーレス会議にはタブレットを利用することで、スムーズに行うことができますので離れた相手とも円滑に情報のやりとりをすることが可能です。地球に優しく企業のコストを抑えられるメリットがありますが、クラウドデータで保存されている情報は破損してしまう場合もありますのできちんとバックアップをとって保管をしておくことが大切です。

有意義なペーパーレス会議をしよう

仕事を進める上では、様々な意見を出し合ったり、まとめたりするための会議は必須事項です。これまでの会議というのは、円滑に進めるために手元に印刷した資料を配布するというのが一般的でしたが、資料の印刷や配布する状態にするまでの手間や経費、そして会議の度に貯まってしまう資料というのは無駄ではないかと考えられる様になってきました。
パソコンやタブレット、スマフォなどのクラウドサービスを活用している人が増えていることもあって、最近では必要な資料はクラウドでデータ化するのみで、紙の資料を作らない、純粋なペーパーレス会議を導入する会社が増えています。しかし、世代的にペーパーレス会議になれない世代もあり、すべての会議に浸透させるためには、いかにクラウドサービスを使ったペーパーレス会議が有意義であるかということを周知してもらうことが重要です。
ペーパーレス会議にすることによって①如何にコストを抑えられるかというメリットを明確にする。②紙の資料を作らないことで紛失を防ぐなどセキュリティ面で優位である。③それぞれに見たいところを簡単に拡大できるので資料が読みやすくなる。④グラフや図面などが印刷物より見やすい。などのたくさんのメリットがあります。またペーパーレス会議にすることによって、情報を随時スピーディに更新でき、常に最新の状態を把握できるなど自社のことについてさらによく理解することができると言われています。

ペーパーレスで会議を行うことのメリット

IT企業に勤務しています。ミーティングや会議の頻度は高い方ですが紙資料を用いることはあまりありません。その代わりクラウドサービスに資料を共有し、メンバーが閲覧・編集可能な状態にします。ペーパーレス会議のメリットを以下、まとめました。【資料をその場で修正可能】会議で良いアイデアが浮かんだとき、資料にすぐに反映させることができ、議題となる案件やプロジェクトをよりスピーディーに進めることができます。紙ベースで資料を作った場合、後から修正・付け足しをすることは不可能です。
【管理するのに便利】たとえば議事録など。事務職を担当されている方はお分かりになるかもしれませんが契約書や請求書など保管すべき紙資料は本当に多く、必要なものをその中からいちいち探すのは面倒です。管理ツールと連携させクラウドサービスに保存しておくことができれば、キーワードで検索するだけですぐに見つけることができます。
【場所に縛られず資料を共有できる】出張や外回りなどで会議室に居合わせられないことは往々にしてあります。Skypeなどで外出メンバーもビデオ参加できるようなシステムであれば資料のデータファイルはリアルタイムで共有することができペーパーレス会議ができます。紙ベースで資料を作った場合、共有は不可能です。単にペーパーレス会議にするのみならず管理ツールやクラウドサービスと連携することでより柔軟で効率的な会議が可能になりま。ぜひお試しください。


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